Crazy Blog

    De problemen en gevaren van Excel

    Verschillende studies rapporteren dat 90% van alle Excel sheets fouten bevatten. Dus voor je die Excelsheet doorstuurt naar collega’s, of voor je belangrijke beslissingen neemt op basis van Excel, denk twee keer na.


    Veel bedrijven -vooral uit gemak en eenvoud- gebruiken Excel niet waar het voor bedoeld is : rekenen. Er worden allerlei gegevens bijgehouden zoals klanten, leveranciers, todo’s, enz. En ja, het is heel makkelijk, maar alles behalve ideaal. Zo is het moeilijk om controles in te bouwen (bvb is het btw nummer of rekeningnummer in het juiste formaat, per ongeluk een klant verwijderen waar we nog bestellingen van open staan hebben, en de meest gevaarlijke : formules niet doortrekken naar alle cellen).


    Drama in Excel-land

    Er zijn genoeg horror verhalen van bedrijven die door Excel-geknoei serieus in de problemen zijn geraakt :

    • JP Morgan verloor $6 miljard door fouten in Excel-formules

    • Barclay die bij de overname van een andere bank 200 rijen had verborgen, maar daardoor wel de assets van die 200 rijen moest overkopen… met een onnodig verlies tot gevolg.

    Nog andere verhalen ? Lees hier verder.

    Vooral grote organisaties halen de krantenkoppen door hun Excel-gevolgen, maar ook in kleine bedrijven kan de impact enorm zijn.


    Wat zijn de problemen met Excel

    • Geen controle & validatie
      • Voor het invoeren van gegevens is een doorgedreven controle heel moeilijk. Sommige gegevens zijn verplicht in te vullen, voor andere gegevens gelden  bepaalde invoerregels (bvb postcode, rekeningnummer)
      • De relatie tussen gegevens is niet te beheren. Wat als ik een klant verwijder terwijl er nog bestellingen op staan - daar is op geen enkele manier een eenvoudige oplossing voor.
    • Duplicatie van gegevens -> moeilijk onderhoud
      • Door de aard van Excel is het nodig om gegevens te dupliceren, waardoor ze niet meer zijn te onderhouden. Het adres van die klant is aangepast, maar waar staat het adres van klant overal ? pfff Nu moeten we het adres overal aanpassen. Puur tijdverlies, en bovendien nog foutgevoelig
    • Weinig ondersteuning meerdere gebruikers tegelijk
      • Excel sheets bewerken met meerdere personen is niet ideaal. Er bestaan mogelijkheden, maar deze hebben hun beperkingen.
    • Niet schaalbaar (straks web & mobile)
      • Uw Excelsheet is niet schaalbaar. Uw bedrijf groeit en verantwoordelijkheden worden opgeslitst, dus uw sheets moeten meegroeien. Of uw buitendienst medewerkers moeten ook gegevens invoeren. Excel schaalt niet mee.
    • Niet integreerbaar
      • De integratiemogelijkheden tussen Excel en uw andere IT-systemen is meestal beperkt tot Exporteren van een CSV en importeren in een ander systeem. Dat betekent een manuele actie die foutgevoelig is. Bovendien werkt er niks realtime.
      • Integratie met andere Excel sheets is wel mogelijk, maar die afhankelijkheid is ook heel gevaarlijk want zo kunnen fouten in één Excel sheet zich manifesteren in andere Excel sheets.
    • Informatie-eilandjes
      • Excel promoot informatie-eilandjes omdat de gegevens onderling moeilijk uitwisselbaar zijn. Elke dienst heeft zijn schat aan informatie waar andere diensten of managers niet of moeilijk aan kunnen. Soms weten ze zelfs niet dat sommige informatie beschikbaar is.
    • Oncontroleerbaar
      • Keerzijde van de totale vrijheid in Excel is ook meteen zijn grootste zwakte. Iedereen kan een Excel sheet om zeep helpen door ofwel incompetentie ofwel een moment van mindere focus. Saven die Excel - BAM… te laat…
    • Beperkte beveiliging
      • Beveiliging op data-niveau op basis van de gebruiker is zeer complex op te zetten
      • Geen gebruikers en rechtenbeheer
    • Historiek bijhouden
      •  Historiek bijhouden is moeilijk te implementeren in Excel. En als het toch kan, is het meestal niet werkbaar.
    • Lokale kopij
      • Vaak wordt van de versie op het netwerk een kopie gemaakt om daarop verder te werken. Dan zitten we meteen met 2 versies die opnieuw moeten worden geïntegreerd, maar intussen heeft iemand anders de oorspronkelijke versie ook aangepast… tijdverlies, tijdverlies, tijdverlies…


    Trends

    Veel bedrijven zien de risico’s en beperkingen van Excel als database. De trend om Excel te vervangen door andere oplossingen is intussen al een tijdje ingezet. Betekent dit dat Excel volledig zal verdwijnen ? Helemaal niet, Excel blijft zijn plaats houden voor bepaalde toepassingen.


    Wat dan wel ?

    De ideale oplossing is om uw Excel database om te zetten in een echte applicatie met echte database. Doorgaans is dit echter een dure aangelegenheid. Gelukkig is er nu Crazy Robot. Op basis van jouw Excel database maken wij een echte multi-user applicatie tegen ongekend lage prijzen. Meer weten ? Contacteer ons hier.


    Crazy Robot

    Keiberg 16
    9340 Lede
    België
    0032 474 71 45 75
    yvan@crazyrobot.be